sábado, 22 de octubre de 2011

COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA:


Precisión.
En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
Vigencia.
Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización,  así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
Uniformidad.
Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

Criterios fundamentales para la preparación de los Organigramas 
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos
con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor  el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un  número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. 
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 
3. Fecha de formulación. 
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 
5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). 
Los organigramas u organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en  el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por  secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo,  que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre  de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organigrama; así como en  el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:
los datos que deben recogerse,  las fuentes de información, 
los métodos de recogerlos. 
Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas  cosas se ajuste. Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:
 
Información sobre unidades  
A. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control. 
B. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel. 
C.Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.   

Información sobre relaciones  
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores  
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.
 
¿Organización futura o actual?  
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
Planeación de una organización nueva. 
Representación de una organización existente. 
 
Planeación de la organización  
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de Información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
 
Fuentes de información  
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
A. Los archivos de la institución, 
B. Los empleados y funcionarios, 
C. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
 
Métodos de recolección de datos  
1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.). 
2. Cuestionarios escritos. 
3. Entrevistas con jefes y empleados. 
4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa
de las oficinas y talleres donde se labora) 
NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
 
Registro de datos  
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.
 
Análisis de datos  
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación.  Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración
del organigrama.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama 

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
 
2. Las líneas llenas verticales indican autoridad.

3. Las horizontales señalan especialización y correlación.
 
4. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
 
5. Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.